Werkkostenregeling

Publicatiedatum 28-07-2026 | Laatste update 10-08-2026

Neemt een stichting of vereniging personeel in dienst? Dan is zij inhoudingsplichtig voor de loonheffingen en moet zij daarvoor loonaangifte doen. De stichting of vereniging kan dan de werkkostenregeling toepassen.

Wat is de werkkostenregeling?

Een stichting of vereniging kan met de werkkostenregeling zelf bepalen wat zij haar werknemers onbelast vergoedt, geeft of ter beschikking stelt. Bijvoorbeeld:

• reiskostenvergoedingen
• werkkleding
• cadeaubonnen
• sportabonnementen
• kerstpakketten

Hoe werkt de werkkostenregeling?

Een stichting of vereniging mag een percentage van het totale fiscale loon onbelast besteden aan haar werknemers. Dit noemen we de vrije ruimte. In 2026 is de vrije ruimte 2% van het totale fiscale loon van alle werknemers tot en met een loonsom van € 400.000. Het totale fiscale loon boven € 400.000 heeft een vrije ruimte van 1,18%. Meer informatie hierover vind je bij stap 4 van het stappenplan hieronder.

Blijft het bedrag dat de stichting of vereniging onbelast besteedt aan haar werknemers binnen de grens van de vrije ruimte? Dan betaalt de stichting of vereniging geen loonheffing. Komt het bedrag dat zij onbelast besteedt boven de grens van de vrije ruimte? Dan moet de stichting of vereniging over het gedeelte dat boven de grens komt, 80% loonbelasting en premies volksverzekeringen betalen. Dit noemen we de eindheffing werkkostenregeling.

Stappenplan

In het volgende stappenplan met voorbeelden staat beschreven welke stappen een stichting of vereniging moet nemen als zij vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan haar werknemers in de vrije ruimte wil opnemen.

Stap 1: Bepaal wat onder het loon valt

De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. Is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling geen loon, of geen belast loon? Dan is deze geen deel van de werkkostenregeling.

Voorbeeld 1

Een voetbalvereniging geeft de trainer die in loondienst is een bos bloemen met zijn verjaardag. De vereniging doet dit uit wellevendheid, sympathie of piëteit op grond van een persoonlijke relatie en niet zozeer op basis van de relatie werkgever-werknemer met de trainer. Dit cadeau is een persoonlijke attentie en is daarom geen loon.

Voorbeeld 2

Een stichting heeft een administratief medewerker in loondienst. Deze medewerker loopt onder werktijd per ongeluk te dicht langs de scherpe rand van een bureau. Daardoor scheurt de privékleding. De stichting geeft de werknemer een vergoeding voor de beschadigde kleding. Die vergoeding is dan vrijgesteld loon.

Stap 2: Controleer of gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen van toepassing zijn

Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen zijn wel loon, maar de stichting of vereniging kan deze toch onbelast vergoeden. Ze zijn dan geen deel van de vrije ruimte. Dit is het geval bij gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen.

Voorbeeld 1

Een goededoelenstichting heeft een medewerker personeelszaken in loondienst. Deze medewerker werkt 3 dagen in de week thuis. De stichting geeft de medewerker € 2,45 per thuisgewerkte dag. Deze vergoeding is gericht vrijgesteld.

Voorbeeld 2

Een sportvereniging geeft haar medewerkers in loondienst elke ochtend een stuk fruit als gezonde snack. Deze verstrekking is geen onderdeel van een maaltijd en mag de vereniging daarom op een bedrag van € 0 (nihil) waarderen.

Stap 3: Kies voor eindheffingsloon of belast loon

Maak de keuze tussen eindheffingsloon of belast loon. Dit doe je uiterlijk op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. De stichting of vereniging hoeft dus niet aan het begin van het jaar te kiezen. De keuze blijkt uit de administratie waarin je de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling opneemt als eindheffingsloon of als belast loon. De stichting of vereniging hoeft deze keuze niet te melden bij de Belastingdienst.

Om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen als eindheffingsloon te kunnen aanwijzen moet voldaan zijn aan de gebruikelijkheidseis. De vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dit heet de gebruikelijkheidstoets. Meer informatie hierover vind je in hoofdstuk 4.2 van Handboek Loonheffingen.

Voorbeeld

Een ondernemersvereniging geeft een ergonomisch verantwoorde bureaustoel van € 600 aan haar voorzitter die in loondienst is. Op grond van arbobeleid van de werkgever is € 500 voor een ergonomisch verantwoorde bureaustoel gericht vrijgesteld. De voorzitter kiest voor een luxere uitvoering, namelijk een duurdere stof. Dit gaat om een meerprijs van € 100. De gerichte vrijstelling geldt niet voor de extra kosten.

De vereniging kiest ervoor om de extra kosten van de bureaustoel bij de werknemer te belasten en niet aan te wijzen als eindheffingsloon. Het loon van de werknemer wordt dus hoger.

Stap 4: Bereken het bedrag van de vrije ruimte

Bereken de vrije ruimte over 2026 op basis van het totale fiscale loon van 2026. Dat is het gezamenlijke bedrag van kolom 14 van de loonstaat van alle werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. In 2026 is de vrije ruimte 2% van het totale fiscale loon van alle werknemers tot en met € 400.000. Het totale fiscale loon boven € 400.000 heeft een vrije ruimte van 1,18%.

Voorbeeld

Een museumstichting heeft 25 medewerkers op de loonlijst. Het totale fiscale loon van deze medewerkers is € 1.000.000. De vrije ruimte voor 2026 bedraagt € 15.080 (2% x € 400.000 en 1,18% x € 600.000).

Stap 5: Bepaal of het bedrag aan eindheffingsloon boven de vrije ruimte uitkomt

Vergelijk het eindheffingsloon van stap 3 met de vrije ruimte van stap 4. Is het bedrag van het eindheffingsloon meer dan het bedrag van de vrije ruimte? Dan moet de stichting of vereniging 80% loonbelasting en premies volksverzekeringen betalen over het gedeelte dat boven de grens komt. Dit noemen we de eindheffing werkkostenregeling.

Voorbeeld 1

Een stichting dorpshuis heeft 2 medewerkers op de loonlijst. Het totale fiscale loon van deze medewerkers is € 70.000. De vrije ruimte voor 2026 bedraagt € 1.400 (2% x € 70.000). De stichting heeft in 2026 voor een bedrag van € 1.259 besteed en aangemerkt als eindheffingsloon. Het bedrag van het eindheffingsloon blijft binnen de vrije ruimte. De stichting betaalt daarom geen eindheffing.

Voorbeeld 2

Een historische vereniging bestaat dit jaar 250 jaar en geeft een groot feest in een extern zalencentrum voor haar medewerkers. De vrije ruimte voor 2026 bedraagt € 7.680. De vereniging heeft in 2026 voor een bedrag van € 15.000 besteed en aangemerkt als eindheffingsloon. Het bedrag van het eindheffingsloon komt boven de vrije ruimte. De vereniging moet daarom over het gedeelte dat boven de grens komt, 80% eindheffing betalen. In dit geval is dat € 5.856 (80% x € 7.320).

Stap 6: Betalen van de eindheffing werkkostenregeling

Geef de eindheffing die je bij stap 5 hebt berekend aan in de aangifte loonheffingen. Betaal de eindheffing ook gelijk. Dit doe je uiterlijk met de aangifte over het 2e tijdvak van het volgende kalenderjaar.

Voorbeeld 1

Een tennisvereniging doet maandelijks aangifte loonheffingen. De verschuldigde eindheffing werkkostenregeling over 2025 geeft zij aan en betaalt zij uiterlijk met de aangifte loonheffingen van februari 2026.

Hoe nu verder?

Wanneer de stichting of vereniging heeft bepaald wat zij tot het eindheffingsloon en het belaste loon rekent, is het belangrijk om meer te weten hoe je loonheffingen moet aangeven en betalen. Meer informatie lees je op de internetsite van de Belastingdienst.