Loonadministratie aanleggen

Publicatiedatum 28-07-2026 | Laatste update 28-07-2026

Neemt een stichting of vereniging personeel in dienst? Dan is zij inhoudingsplichtig voor de loonheffingen en moet zij daarvoor loonaangifte doen. De stichting of vereniging dient hiervoor een loonadministratie aan te leggen.

Welke gegevens zijn belangrijk?

De stichting of vereniging moet een aantal gegevens van de werknemer administreren. Namelijk:

• het arbeidscontract
• opgaaf gegevens voor de loonheffingen
• kopie van het identiteitsbewijs
• de loonstaat
• verlof- en ziekteoverzicht

Hieronder vind je uitleg over deze gegevens.

Het arbeidscontract

In het arbeidscontract staan de afspraken tussen de stichting of vereniging en de werknemer. Een arbeidscontract wordt ook wel een arbeidsovereenkomst genoemd. Een arbeidscontract hoeft niet schriftelijk te zijn, maar het ontbreken daarvan heeft wel gevolgen voor de premies werkloosheidswet.

Opgaaf gegevens voor de loonheffingen

De werknemer moet bepaalde gegevens aan de stichting of vereniging geven. Hiervoor kan ook gebruik worden gemaakt van het Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen. Dit moet vóór of op de 1ste werkdag van de werknemer. De gegevens zijn:

• naam, voorletters en geboortedatum
• het bsn
• adres, postcode en woonplaats
• woonland en regio als de werknemer niet in Nederland woont
• verzoek toepassing loonheffingskorting (als de werknemer wil dat de stichting of vereniging deze toepast)

Het burgerservicenummer (bsn)

Heb je het bsn van je werknemer nog niet gekregen? Bijvoorbeeld vanwege een langzame behandeling door de gemeente? Gebruik dan voor het doen van loonaangifte zijn personeelsnummer, totdat je het bsn hebt gekregen.

Woonplaats en woonland controleren

De stichting of vereniging moet de woonplaats van de werknemer controleren. Geeft de werknemer een verblijfplaats in Nederland door? Dan betekent dat nog niet dat deze ook inwoner van Nederland is. De werknemer is alleen inwoner van Nederland als zijn sociale en economische leven zich daar afspeelt.

Voorbeeld

Pierre werkt voor een natuurstichting in Nederland. Het gezin van Pierre woont in België. Zijn kinderen gaan daar naar school. Hij heeft daar ook bankrekeningen. Pierre is dan geen inwoner van Nederland.

Verzoek toepassing loonheffingskorting

De werknemer bepaalt of de stichting of vereniging de loonheffingskorting wel of niet toepast. Iedere werknemer en uitkeringsgerechtigde die aan de voorwaarden voldoet heeft recht op korting op de belastingen, ook wel loonheffingskorting genoemd. Je mag deze korting maar door 1 werkgever of door 1 uitkeringsinstantie toe laten passen. Meestal is het de beste keuze, de loonheffingskorting te laten toepassen op het hoogste inkomen.

Anoniementarief

Heeft de werknemer zijn persoonlijke gegevens (zoals naam, adres, woonplaats of bsn) nog niet doorgegeven? Dan past de stichting of vereniging het anoniementarief toe. Dit hoge tarief pas je ook toe als de werknemer zich niet legitimeert bij de stichting of vereniging. Wordt het anoniementarief toegepast? Dan houdt de stichting of vereniging 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen in op het loon van de werknemer. De loonheffingskorting mag niet worden toegepast. Meer informatie over het anoniementarief vind je in het handboek Loonheffingen, paragraaf 2.6

Past de werkgever niet het anoniementarief toe terwijl de werknemer geen gegevens voor de loonheffingen levert? Dan loopt zij het risico op een verzuimboete van maximaal € 5.514.

Kopie van het identiteitsbewijs

De stichting of vereniging moet de identiteit van de werknemer controleren. Dit geldt voor Nederlandse en buitenlandse werknemers. In het Stappenplan verificatieplicht staat hoe je de identiteit vaststelt. De stichting of vereniging bewaart een goed leesbare kopie van het identiteitsbewijs bij de loonadministratie. Dit mag geen rijbewijs zijn.

De loonstaat

In een loonstaat houdt de stichting of vereniging de gegevens van de werknemer en zijn loon bij. Deze vind je op de internetsite van de Belastingdienst. Je moet zelf zorgen voor de loonstaten wanneer je:

• geen volledig geautomatiseerde loonadministratie gebruikt
• de loonadministratie niet uitbesteedt aan bijvoorbeeld een boekhouder

Bewaren van de gegevens

De stichting of vereniging bewaart de gegevens voor de loonheffingen minimaal 5 kalenderjaren na het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking met de werknemer eindigt. Wordt de stichting of vereniging opgeheven? Of heeft zij geen werknemers meer? Ook dan moet je de gegevens de volledige bewaartermijn bewaren. De loonadministratie bewaar je op de plaats waar de stichting of vereniging kantoor houdt of gevestigd is.

Controle van de gegevens

Bij een onderzoek door de Belastingdienst vergelijken wij de loonaangiften met de administratie. De stichting of vereniging moet alle informatie geven die belangrijk kan zijn. De Belastingdienst mag kopieën maken van de administratie.

Hoe nu verder?

Wanneer de stichting of vereniging een loonadministratie heeft aangemaakt is het belangrijk om te bepalen wat tot het loon hoort. In het onderdeel Wat is onderdeel van het loon lees je daar meer over.