Btw-administratie

Publicatiedatum 21-07-2026 | Laatste update 10-08-2026

Een btw-administratie bijhouden, wat zijn de regels?

Is de stichting of vereniging ondernemer voor de omzetbelasting (btw)? Dan moet de administratie aan extra regels voldoen. Levert de stichting of vereniging btw-belaste goederen of diensten, dan moet zij naast de financiële administratie een btw-administratie bijhouden.

Wat de extra regels zijn, lees je verderop. Er is een verschil tussen het leveren van belaste goederen of diensten en het leveren van (deels) vrijgestelde goederen of diensten. Ook lees je informatie over de facturenadministratie. Dat is vaak een belangrijk onderdeel van de btw-administratie.

Let op!

Doet de stichting of vereniging als btw-ondernemer mee met de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan stelt de Belastingdienst andere eisen aan de btw-administratie. Je leest hierover meer op de pagina Kleineondernemersregeling (KOR).
Is de stichting of vereniging géén btw-ondernemer, maar doet zij wel zaken met het buitenland? Dan moet je soms toch een btw-administratie bijhouden en bewaren. Er gelden bijzondere regels voor het bijhouden van deze administratie. Lees meer hierover onderaan de pagina bij 'Zakendoen met het buitenland'.

Levert de stichting of vereniging alleen belaste goederen of diensten?

Een stichting of vereniging die alleen btw-belaste goederen of diensten levert, is verplicht een btw-administratie bij te houden. Hoe je deze btw-administratie opzet, bepaal je zelf. In ieder geval moet duidelijk zijn hoeveel btw de stichting of vereniging moet betalen en hoeveel btw zij terugvraagt. Zorg er ook voor dat je de gegevens voor de btw-aangifte makkelijk terug kan vinden. Dat betekent dat je per aangiftetijdvak overzichten moet bijhouden van:

uitgaande facturen
inkomsten
ontvangen facturen
privégebruik van goederen en diensten

Levert de stichting of vereniging alleen vrijgestelde goederen of diensten?

Een stichting of vereniging die alleen vrijgestelde goederen of diensten levert, is niet verplicht een btw-administratie bij te houden. Wel moet uit de financiële administratie duidelijk blijken dat alleen vrijgestelde goederen of diensten worden geleverd. Hoe je dit doet, bepaal je zelf.

Levert de stichting of vereniging voor een deel vrijgestelde goederen of diensten?

Een stichting of vereniging die voor een deel vrijgestelde goederen of diensten levert, is wél verplicht een btw-administratie bij te houden. Hoe je de btw-administratie opzet, bepaal je zelf. Je moet wel een duidelijk verschil maken tussen:

goederen en diensten die zijn vrijgesteld van btw; en
goederen en diensten die belast zijn met btw

Ook moet op uit de btw-administratie blijken hoeveel btw de stichting of vereniging moet betalen en hoeveel btw zij terugvraagt. Dat betekent dat je per aangiftetijdvak de volgende overzichten moet bijhouden:

uitgaande facturen
inkomsten
ontvangen facturen
privégebruik van goederen en diensten

Facturen maken voor de btw-administratie

Een goede facturenadministratie is een belangrijk onderdeel van de btw-administratie. Wanneer maak je namens de stichting of vereniging een factuur en waar moet deze aan voldoen?

Je maakt een factuur voor alle goederen en diensten die de stichting of vereniging aan andere btw-ondernemers levert. In een aantal situaties hoef je geen factuur te sturen. En soms moet je ook facturen sturen naar afnemers die geen btw-ondernemer zijn. Meer informatie vind je op de internetsite van de Belastingdienst bij Wie zijn verplicht te factureren?.
Je verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin de stichting of vereniging het goed of de dienst heeft geleverd.
Je moet de facturen bewaren.
Op de pagina Factuureisen vind je meer informatie over wat je op een factuur moet zetten, inclusief een voorbeeldfactuur.

Verschillende btw-tarieven

Inkomsten (omzet) die zijn belast met verschillende btw-tarieven registreer je apart, per btw-tarief.

Zakendoen met het buitenland

Doet de stichting of vereniging zaken met het buitenland? Houd dan ook rekening met deze verplichtingen:

Op deze pagina