Bewaarplicht: 8 zaken om te regelen

Publicatiedatum 21-07-2026 | Laatste update 22-07-2026

Een belangrijk onderdeel van de administratieplicht is de bewaarplicht van minimaal 7 jaar voor alle administratieve vastleggingen. De Belastingdienst kan vragen om inzage. Dit gebeurt bijvoorbeeld als er vragen zijn over een ingeleverde aangifte of als er onderzoek is naar 1 van de leveranciers van de stichting of vereniging.

Bij deze 8 punten ziet de Belastingdienst dat het nogal eens misgaat met de bewaarplicht en geeft deze aan wat je kan doen om dit te voorkomen.

1. Download digitale bankafschriften van de zakelijke rekening regelmatig

Vergeet niet om zo af en toe de digitale bankafschriften van de stichting of vereniging te downloaden. Bij de meeste banken kan je tot 1,5 à 2 jaar terug om digitale bankafschriften gratis te downloaden. Je kan de bankafschriften van eerdere periodes wel opvragen bij de bank als dit nodig is, maar hier zijn dan wel kosten aan verbonden. Maak er daarom een gewoonte van om de digitale bankafschriften regelmatig te downloaden en op te slaan. Doe dit bijvoorbeeld 1 keer per kwartaal, als je namens de stichting of vereniging btw-aangifte doet.

2. De agenda op je telefoon is deel van de administratie

Als je namens de stichting of vereniging een agenda bijhoudt op je telefoon, hou er dan rekening mee dat deze agenda deel van de administratie van de stichting of vereniging is. Deze valt dus ook onder de bewaarplicht. Wil je een andere telefoon? Zorg er dan voor dat je de gegevens uit je oude agenda verplaatst naar je nieuwe telefoon of bewaart in een back-up. Ze moeten in ieder geval tijdens de bewaarperiode toegankelijk blijven.

3. E-mails zijn deel van het administratieve proces

E-mails die je namens de stichting of vereniging ontvangt, zijn deel van de administratieve vastlegging. Daarom maken ze onderdeel uit van de administratie van de stichting of vereniging. Deze vallen dus ook onder de bewaarplicht. Maak regelmatig een kopie van de e-mails. Zorg dat deze bij een controle beschikbaar en toegankelijk zijn.

4. Kassabonnen vervagen snel; maak een (digitale) kopie

Waar het ook nog wel eens fout gaat, zijn de kassabonnen. Voor aankopen met een bedrag van € 100 of minder is een vereenvoudigde factuur (een uitgebreide kassabon) voldoende om de btw terug te vragen. Alleen zijn deze kassabonnen vaak op thermisch papier geprint. Daardoor vervagen ze vrij snel. Zorg er daarom voor dat de informatie op de kassabon bewaard blijft. Dit kan je doen door ze te nummeren en in te scannen. Of je maakt een kopie en niet daar het origineel aan vast.

5. Bewaar digitale informatie goed en voor lange tijd

Gegevens die je namens de stichting of vereniging digitaal krijgt of opmaakt, zoals facturen, moet je digitaal bewaren. Maar zorg ervoor dat de gegevens gedurende de gehele bewaarperiode beschikbaar blijven. Zorg er ook voor dat je die gegevens binnen redelijke termijn toegankelijk en leesbaar kan maken.

Bewaar je bijvoorbeeld informatie op een beveiligde usb-stick? En kan je niet meer bij deze gegevens omdat je de code bent vergeten, of omdat de usb-stick is beschadigd? Dan voldoe je niet aan de bewaarplicht.

6. Maak regelmatig back-ups

Tegenwoordig worden de meeste administraties vooral digitaal bijgehouden. Hou er rekening mee dat je bij een digitale administratie ook een bewaarplicht hebt. Je bent namens de stichting of vereniging verplicht reservekopieën te maken van de digitale gegevens. Dit moet op zo’n manier dat de complete administratie van de stichting of vereniging tijdens de bewaartermijn toegankelijk en controleerbaar blijft. Bij onlineboekhoudprogramma’s met een keurmerk worden meestal de gegevens automatisch en veilig opgeslagen in de cloud.

7. Contante omzet: alle bescheiden bewaren

Als de stichting of vereniging contant omzet ontvangt, dan moet je een kasboek bijhouden. De basisgegevens waarmee je de kasadministratie opmaakt, vallen onder de bewaarplicht. We noemen deze gegevens de 'primaire bescheiden', de eerste aantekeningen. Deze gebruik je om het kasboek in te vullen. Denk hierbij aan de detailgegevens van de kassa: pinafslagen, kladbriefjes, etc. Al deze gegevens vormen de basis voor het kasboek. Het is dus een wezenlijk deel van de administratie van de stichting of vereniging. Deze moeten als onderdeel van de kasadministratie bewaard blijven.

8. Download digitale (inkoop)facturen uit de cloudomgeving regelmatig

Zorg ervoor dat je bonnen/facturen van de stichting of vereniging downloadt en opslaat. Denk daarbij aan de facturen van de telefoonprovider of internetprovider, waarbij de afschrijvingen automatisch plaatsvinden. Deze facturen staan vaak in een cloudomgeving bij de provider. Je kan deze achteraf nog wel downloaden, maar dit is soms beperkt en wordt een probleem als de stichting of vereniging net naar een andere provider is overgestapt. Maak er daarom ook voor deze facturen een gewoonte van om deze regelmatig te downloaden en digitaal op te slaan.