De bewaarplicht

Publicatiedatum 21-07-2026 | Laatste update 10-08-2026

Een stichting of vereniging heeft verschillende administratieve verplichtingen. 1 daarvan is het bijhouden van een administratie. En een andere is het bewaren van die administratie. Dit heet ook wel de bewaarplicht. Ook alle achterliggende stukken moet je bewaren. Soms doe je dat digitaal, soms op papier. Als je papieren gegevens wilt omzetten en alleen digitaal wilt bewaren, dan moet je voldoen aan behoorlijk wat voorwaarden. Dit alles lichten we toe op deze pagina.

Bewaarplicht administratie: 7 of 10 jaar

Een belangrijk onderdeel van de administratieplicht is de bewaarplicht. Je moet de administratie van de stichting of vereniging minimaal 7 jaar bewaren. Gegevens die betrekking hebben op onroerend goed, zoals grond of panden, moet je zelfs 10 jaar bewaren. Maakt de stichting of vereniging voor de omzetbelasting (btw) gebruik van het zogenoemde éénloketsysteem bij verkopen aan klanten in de EU die niet zelf btw-aangifte doen (e-commerce)? Dan geldt een bewaartermijn van 10 jaar na afloop van het jaar waarin de diensten of leveringen zijn verricht.

Voorbeeld

Een leasecontract van 4 jaar is pas niet meer actueel na beëindiging van het contract, met andere woorden het voldoen van de slottermijn. Vanaf dat moment start pas de bewaartermijn van 7 jaar.

Wat moet je dan precies allemaal bewaren?

Alle administratieve vastleggingen die van belang kunnen zijn voor de heffing van belasting worden gezien als administratie. Dit is in ieder geval de volgende basisinformatie:

• kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
• financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• tussentijds gemaakte controleberekeningen
• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• debiteuren- en crediteurenadministratie
• grootboek
• voorraadadministratie
• bankafschriften
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• agenda's en afsprakenboeken
• correspondentie
• software en databestanden
• gegevens over het aantal kilometers dat een bestuurder, vrijwilliger of personeelslid heeft gereden met een auto of bus van de stichting of vereniging, bijvoorbeeld via een rittenregistratie

Gegevens uit boekhoudpakketten

Werk je namens de stichting of vereniging met een boekhoudpakket? Naast de basisgegevens hierboven, moet je ook stamgegevens met betrekking tot bijvoorbeeld artikelbestanden, debiteuren en crediteuren bewaren. Stamgegevens zijn de gegevens binnen het boekhoudpakket die min of meer hetzelfde blijven; bijvoorbeeld de gegevens van debiteuren, crediteuren en prijslijsten. Als deze gegevens veranderen, moeten ook de oude gegevens achteraf terug te leiden zijn. Zorg daarom dat deze beschikbaar blijven door deze digitaal op te slaan. Als het niet anders kan, print deze dan uit.

Hoe moet je facturen bewaren?

Je moet de gegevens bewaren zoals de stichting of vereniging ze heeft gekregen, dus in de originele staat. Dit noemen we de 'primaire vastlegging van de brongegevens'. Een factuur die de stichting of vereniging via de e-mail krijgt moet je daarom ook als digitaal document bewaren. Je mag het natuurlijk uitprinten en fysiek in een klapper stoppen, maar die versie telt dan niet als het origineel. De stichting of vereniging heeft de factuur namelijk origineel als digitaal document ontvangen. Deze factuur bewaar je dus ook digitaal.

Mag je papieren facturen/bonnen op papier inscannen en dan weggooien?

Het inscannen van papieren bonnen en facturen mag. In sommige gevallen kan het niet anders. Zoals wanneer je ze gaat verwerken in de digitale boekhouding van de stichting of vereniging. Bijvoorbeeld bij het gebruik van een online boekhoudpakket. Maar daarna kun je de originele stukken niet zomaar weggooien. Een factuur of bon die is gescand moet op echtheid gecontroleerd kunnen worden.

1. contant betaalde bonnen
   Contant betaalde bonnen (zoals kassabonnen) die zijn ingescand, zijn lastig op echtheid te controleren. Zijn hierover geen afspraken gemaakt met de Belastingdienst? Dan moet je de originele bonnen bewaren.
2. papieren facturen
   Een factuur die de stichting of vereniging via de post op papier ontvangt, mag je inscannen en digitaal bewaren, maar ook hierbij is het verstandig het origineel te bewaren als hierover geen afspraken zijn gemaakt met de Belastingdienst.

Wil je het origineel toch weggooien? Besef je dan dat je aan behoorlijk wat voorwaarden moet voldoen. En er worden bijzondere eisen gesteld aan de administratieve organisatie van de stichting of vereniging. Voldoe je hier niet aan? Dan loop je het risico dat je namens de stichting of vereniging niet voldoet aan de bewaarplicht. We leggen in het kort uit waar je op moet letten.

Conversie

Als je een factuur op papier vervangt door een digitaal bestand noemen we dat conversie. Bij conversie moet je de gegevens volledig overzetten. Je moet de informatie op alle bladzijden (voor- en achterkant) en bijlagen van het document inscannen. Ook echtheidskenmerken zoals papiersoort, kleur, logo en watermerk moet je hierbij meenemen. Vaak ziet de Belastingdienst dat vooral de echtheidskenmerken bij conversie verloren gaan. Dan is de echtheid niet meer te controleren.

Als dat zo is, dan moet je dat met 'technische en/of organisatorische maatregelen compenseren'. Wat bedoelen we hiermee? De administratieve organisatie van de stichting of vereniging moet zo zijn opgezet dat je kan aantonen dat er een duidelijk verband is tussen de binnenkomst van een factuur, de administratieve verwerking en de betaling ervan. Zo moet duidelijk zijn dat een factuur inderdaad van de op de factuur genoemde partij is ontvangen. En mag de factuur op geen enkele manier aan te passen zijn. Samen met de scan van de factuur moet dit dan de gewenste zekerheid geven over de echtheid. Daarnaast gelden er nog een aantal extra voorwaarden.

Extra voorwaarden bij conversie

• Digitale bestanden ontstaan door conversie zijn tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar.
• Je kan deze bestanden binnen redelijke tijd toegankelijk en leesbaar maken.
• Een controle van deze bestanden moet binnen redelijke termijn kunnen plaatsvinden.

Er zijn heel wat voorwaarden om documenten te converteren. Daarom is het bij een stichting of vereniging met een niet al te ingewikkelde administratie aan te raden om bij bonnen en facturen ook het origineel te bewaren, op papier dus. Behalve als je hier namens de stichting of vereniging met de Belastingdienst afspraken over hebt gemaakt.

Brochure geautomatiseerde administratie bewaarplicht

De Belastingdienst heeft een brochure uitgegeven over geautomatiseerde administratie en de bewaarplicht. Hierin kun je informatie nalezen. In hoofdstuk 4 staat hoe je een afspraak moet maken met de Belastingdienst over de fiscale bewaarplicht. Dit doe je bij het belastingkantoor waar de stichting of vereniging onder valt.