Eisen administratie

Publicatiedatum 21-07-2026 | Laatste update 29-07-2026

De Belastingdienst verwacht dat je een administratie bijhoudt die past bij de stichting of vereniging, en waarbij de geldstroom en, indien van toepassing, de goederenstroom te volgen is.

De Belastingdienst geeft niet aan hoe je de administratie moet inrichten, maar wel aan welke eisen de administratie wettelijk moet voldoen. Deze eisen lees je hieronder. Ook lees je voorbeelden van wat er bij de administratie hoort.

Is de stichting of vereniging ondernemer voor de omzetbelasting (btw)? Dan moet de administratie aan extra regels voldoen. Meer informatie hierover lees je op de pagina Btw-administratie.

Heeft de stichting of vereniging medewerkers in dienst? Dan moet zij een loonadministratie aanleggen.

De eisen

Iedere stichting en vereniging is anders: groot of klein, met of zonder personeel, een die diensten aanbiedt of producten verkoopt. Iedere administratie is dus anders. Daarom geeft de Belastingdienst niet aan hoe je de administratie moet inrichten, maar wel aan welke wettelijke eisen deze moet voldoen. Deze zijn hieronder uitgelegd.

Passend bij de stichting of vereniging

De administratie moet passen bij de stichting of vereniging. Dit betekent dat je een administratie bijhoudt die vergelijkbaar is met die van een soortgelijke stichting of vereniging. Een grote stichting die cursussen aanbiedt, zal een heel andere administratie bijhouden dan een kleine vereniging die 4 keer per jaar een excursie organiseert voor haar leden.

Actueel en raadpleegbaar

De administratie moet actueel en raadpleegbaar zijn. Een actuele administratie wordt regelmatig bijgehouden. Zo hou je zicht op hoe de stichting of vereniging ervoor staat. Is de administratie up-to-date en moet er aangifte worden gedaan? Dan kun je de benodigde gegevens zo overnemen. Een raadpleegbare administratie betekent dat gegevens beschikbaar blijven en ook later nog leesbaar moeten zijn. Dit kan bijvoorbeeld met een softwarepakket.

Controleerbaar

De administratie moet binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn. Dit betekent dat de administratie geordend moet zijn. Alles moet op volgorde liggen, dus niet door elkaar heen in een schoenendoos. Een ander moet ook kunnen begrijpen hoe de boekingen in de administratie zijn verwerkt.

Bewaarplicht

De administratie moet minimaal 7 jaar bewaard blijven. In sommige gevallen geldt een bewaarplicht van 10 jaar, zoals:

• voor documenten gerelateerd aan onroerende goederen;
• als de stichting of vereniging voor de btw zogenoemde elektronische diensten verricht

Meer informatie over de bewaarplicht vind je op de pagina Bewaarplicht.

Wat hoort bij de administratie?

Alle gegevens over de stichting of vereniging die je digitaal of op papier vastlegt horen bij de administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
• financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• tussentijds gemaakte controleberekeningen
• debiteuren- en crediteurenadministratie
• grootboek
• voorraadadministratie
• bankafschriften
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• agenda's en afsprakenboeken
• correspondentie
• software en databestanden
• gegevens over het aantal kilometers dat een bestuurder, vrijwilliger of personeelslid heeft gereden met een auto of bus van de stichting of vereniging, bijvoorbeeld via een rittenregistratie